Para a realização dos Encontros Fórum de
Cultura da Bahia
O documento a seguir visa contribuir com o território que deseja
receber um encontro do Fórum de Cultura da Bahia. Outras ideias podem ser
acrescentadas no modelo de organização que apresentamos abaixo, tudo fica a
critério dos/as representantes do território e do dialogo com a coordenação do
Fórum de Cultura da Bahia.
Plano Estratégico para montagem de um encontro do Fórum de Cultura da
Bahia
(Aberto a contribuições)
1 – Estrutura
de local para realização do evento deve conter no mínimo: Auditório para 300
pessoas, alojamento para 200 pessoas, mínimo de 05 salas para rodas de
conversas, 01 sala para a coordenação do Encontro, cozinha com capacidade para
atender este público.
Visitas técnicas na cidade sede serão
realizadas para verificação das estruturas oferecida pela cidade que se propor
a receber um encontro.
Temos priorizado a utilização de escolas no
município sede, pois as mesmas atende minimamente essa estrutura.
2 –
Mapeamento do território eleito: A equipe da cidade sede do Encontro junto com
a coordenação do Fórum de Cultura da Bahia deve construir o mapeamento dos
contatos das manifestações e dos agentes culturais do território sede do
encontro.
3 – A
realização deste mapeamento nos ajudará a construir a programação do encontro,
bem como, a construção de atividades culturais que agreguem todas as
manifestações culturais presentes no território.
4 – O
Território deverá eleger um tema e uma logomarca para o seu encontro. O tema e a logomarca devem ser discutidos com
no mínimo 30% das cidades que pertencem ao território.
5 – É
extramente necessário que o território junto com a coordenação do Fórum de
Cultura da Bahia criem uma rotina de reuniões semanais para montar a
programação e viabilizar as estruturas necessárias para o encontro. Além da
programação político-cultural, o encontro deve garantir:
- Feira de
exposição/artesanato
-
Programação Cultural e Rodas de Conversas com artistas locais
- Mesa de
análise de conjuntura que traga as questões relativas à política pública de
cultura do território.
- Mesa com
os mestres da cultura tradicional do território, esta mesa tem o objetivo de
trazer os/as mestres/as da cultura tradicional para que os/as mesmos/as possam
nos falar sobre as tradições do território e como os avanços da sociedade
contribuíram ou não para estas tradições.
-
Levantamento da Culinária local, para que a mesma possa ser incluída no
cardápio do Encontro.
Função dos Coordenadores/Equipe de Produção do Encontro:
1-
Lista com os dados: nome; telefones; e-mail;
cargo de coordenação e função; de todos os coordenadores disponíveis para livre
acesso de todos e entrega ao
representante da cidade sede.
2-
Divisão de tarefas pré-estabelecidas aos
participantes (membros) do fórum, conduzindo função específica e formação de
equipe de execução.
3-
Pensar em um todo, uma organização e excluir o
individualismo.
4-
Realizar um balanço de custo de cada evento
realizado.
5-
Pensar em três etapas: pré - projeto / projeto/
pós-projeto.
6-
Cadastramento dos pontos de cultura da região
(território a ser visitado) junto ao fórum.
7-
Apresentar o Fórum de Cultura da Bahia aos
Territórios que podem vir a ser sede para o Próximo encontro.
8-
Auxiliar os representantes do Território Sede
para o planejamento e execução do encontro.
Plano de trabalho (Pré Produção – Produção
e Pós Produção)
1
– etapa
Visita
técnica aos pontos estruturais – para escolha dos espaços
Visita
técnica para reconhecimento da cidade e o território
Abertura
de sugestões de nomes para a programação
( palestrantes / grupos culturais / representantes culturais / atrações
culturais e etc) Nomes e contatos
Visita
aos pontos e grupos culturais
Visita
aos pontos críticos da cidade para reconhecimento para a execução das oficinas preparatórias .
2-
etapa
Elaboração
do plano de trabalho e equipe
Elaboração
do plano estrutural dos espaços
Elaboração
da programação
Elaboração
do plano de divulgação
Elaboração
das oficinas
3-etapa
Reunião
para apresentação dos planos de trabalho
Divisão
de demandas orçamentárias entre o território
4-Etapa
Inicio da divulgação
Visita técnica para verificação das demandas apresentadas
Inicio das inscrições
5-Etapa
Fechamento
da programação
Visita técnica de elaboração
6-Etapa
Ida da equipe do fórum para execução
Inicio das oficinas
7-Etapa
Realização do encontro
Entrega do calendário das manifestações culturais do território para o
Fórum
8-Etapa
Termino do encontro
Inicio da Pós produção
9-Etapa
Entrega de um relatório do encontro junto a prefeitura .
Pré-produção
A pré-produção, inicia-se logo após a escolha do território-sede do
próximo encontro, algumas questões precisam ser respondidas/definidas:
A
estruturação para a construção do próximo encontro se inicia com a criação de
um calendário de reuniões e debates de formação para a construção do projeto.
1 – Formulação do Projeto
Estrutura básica do
Projeto:
Capa contendo:
Título do Projeto
Tema e logomarca do projeto
Cidade e Território Sede
Comissão Executiva do Encontro
Tema e logomarca do projeto
Cidade e Território Sede
Comissão Executiva do Encontro
Nas brochuras deve
conter:
COORDENAÇÃO DO FÓRUM DE CULTURA DA BAHIA
Apresentação do Fórum de Cultura da Bahia
A Justificativa do Encontro
Apresentação do Território e da cidade sede
Os objetivos do Encontro – divididos entre Objetivos
Gerais e Específicos
Cronograma das atividades de Pré-Produção, Produção e Pós
Produção
Programação do Encontro segue modelo abaixo (outras pontos
e atividades podem ser acrescentados):
PROGRAMAÇÃO DO ENCONTRO DO
FÓRUM DE CULTURA DA BAHIA*
Inicial
como exemplo item abaixo
Chegada
·
Chegada das
delegações dos territórios inscritos.
1ºdia xx/xx - sexta-feira
Recepção e credenciamento
Abertura – Execução do Hino Nacional Brasileiro
Hino do Fórum de Cultura da Bahia
Homenagem à Cidade sede do Encontro anterior
Homenagem a cidade sede
Mesa de abertura - Mestre de cerimônia /a: Representantes culturais e políticos/Manifestação
cultural e demais.
Mesa 01 “Análise Conjuntura” – (tema da mesa).
Facilitador/a:
– palestrantes ou oradores (mínimo de 4 participantes )
- Representantes dos municípios presentes
- Representante da Secult -
- Representante da Sociedade Civil –
- Representante da Academia –
- Representante do Conselho Estadual de Cultura
- Representante da Secult -
- Representante da Sociedade Civil –
- Representante da Academia –
- Representante do Conselho Estadual de Cultura
Abertura para Debate
– Retorno a mesa
Intervenção Cultural
2ºdia xx/xx Sábado
Café da manhã
– Abertura e Intervenção na feira livre Economia Solidária./
Manifestação Cultural.
– Mesa 02 - Mestres da Cultura
Popular: (tema da mesa).
Facilitador/a:
– Mestres da Cultura popular regional ( mínimo de 4 participantes )
- Mediador/a
Abertura para Debate
– Retorno a mesa
– Almoço
– Rodas de Conversas (no mínimo 05)
*Os temas e nomes dos falicitadores
junto com o relaese de cada roda a ser abordada deverão ser entregue com
antecedência antes da data prevista para se iniciar as inscrições e divulgação.
1-
2-
3-
4-
5-
- GIRO
DAS RODAS (momento de socialização das discussões nas rodas de conversas)
Manifestação cultural
- Jantar
VIRADA CULTURAL
(Apresentação de cantores, bandas,
associadas a intervenções poéticas e recitais do Território ou visitantes)
3ºdia xx/xx – DOMINGO
Café da manhã
PLENÁRIA DE ENCERRAMENTO -
Mestre de cerimônia:
Escolha do local e data
próximo Encontro
Aprovação da carta
Encaminhamento do Fórum de Cultura
Avaliação do Encontro
O que ocorrer...
Intervenção /Manifestação Cultural. E/ou Caminhada Cultural:
Almoço
Encerramento.
* O
modelo apresentado trata-se da estrutura mínima de realização dos Encontros do
Fórum de Cultura da Bahia, outras metodologias e formas podem ser utilizadas
desde que discutidas entre os membros do Fórum de Cultura da Bahia, sua
coordenação e os/as representantes do território sede.
Etapas da Pré Produção:
Demandas da Cidade
Alojamento
(casa ou hotel) para a coordenação do Fórum de Cultura da Bahia no período do
evento.
Som
A
logo marca do encontro
Tema
do encontro
Transporte
Deslocamento no período do encontro
Hospedagem
e alimentação para os representantes da visita técnica
Itens
a ser apresentado:
1- Lista
de todos os convocados e convidados a participar do fórum de cultura com os
dados: nome; telefones; e-mail; cidade; proposta a que foi convidado. A livre
acesso de todos os coordenadores.
2- Apresentar informações como: nome; telefone e capacidade
- dos hotéis/pousadas ou serviço de hospedagem. ( na cidade e região próxima
);os meios de transporte em caso de descolamento de uma região pra outra; as
agencias bancarias existentes na região (24h ou normal); os telefones uteis -
corpo de bombeiro/policia/posto de saúde ; a rede de telefonia que funciona no
território (oi/claro/vivo/Tim); valor da passagem rodoviária/telefone da rodoviária da cidade/horário e dias dos
ônibus e empresas para deslocamento . Informações da cidade do evento atual
passadas para divulgação nas págs. de comunicação do Fórum como informativo ao
público.
Demandas do Território
Divulgação
e publicidade
Alimentação
Itens
para o encontro
Passagens
de Deslocamento da equipe de produção e palestrantes/falicitadoeres do Fórum de Cultura da Bahia
Hospedagem
para os palestrantes convidados (de fora do território)
Produção - O evento
em si.
Etapas da Produção:
1-Etapa
Realização do encontro
Entrega do calendário das manifestações culturais do território para o
Fórum
1- Seguir
a programação apresentada a todo custo, para um melhor desenvolvimento do
Encontro.
2- Em
caso de qualquer imprevisto comunicar a coordenação central e fazer o possível
para não atrasar mais o evento.
3- Ter
a responsabilidade do público convidado. Tomando pra si a responsabilidade de coordenação
e produtora do evento.
4- Explorar
mais a cultura da região escolhida.
5- Deixar
em aberto aos participantes convidados que queiram expressar a sua arte (por
conta própria, fora da programação do evento) a possibilidade de demandas
espontâneas nas áreas públicas da cidade, com apresentações, performance,
citação e etc. (‘’convite mostre a sua arte’’ pré-divulgado no site).
6- Levar
alguma atração cultural da cidade do encontro anterior para o evento atual.
7- Estabelecer
metas a serem atingidas.
8- Obter
um melhor registro (fotográfico/ filmagem) do evento pra divulgação posterior.
Obs.: esse registro pode ser usado até como demonstração para o próximo
território onde ocorrerá o evento.
9- Padronizar uma apresentação cerimonial nos
eventos.
10- Ouvir o público, sistema de questionário de
avaliação. Podendo ser online na pág. do fórum.
11- Formar fichas de monitoramento de participação
do evento ( mesas / rodas e etc.)
Pós Produção
Termino do encontro
Inicio da Pós produção
1- Relatório
Final do Encontro para ser disponibilizado a toda sociedade baiana
2- Agradecimentos
aos apoiadores e patrocinadores nas redes de comunicação do fórum.
3- Avaliação
do Encontro
4- Prestação de
contas.
DICAS IMPORTANTES:
3- Setorizar
um responsável para cada área urbana (espaço físico) utilizado no evento pelo
um membro da coordenação, que se responsabilizara em manter a ordem e as
demandas do espaço. Sendo que os coordenadores participantes de: mesas,
mediadores, palestrantes, apresentadores. Não poderão ser responsáveis pelo
cargo de setorização .
4- Lista
de todos os convocados e convidados a participar do fórum de cultura com os
dados: nome; telefones; e-mail; cidade; proposta a que foi convidado. A livre
acesso de todos os coordenadores.
5- Pré
estabelecer contato com os cargos políticos do espaço escolhido e conhecer as
necessidades e a cultura do local, pra um melhor desenvolvimento da programação
do evento.
6- Inserir
na programação oficinas especifica que atenda a toda faixa etária de público.
7- Formata
um plano de execução. Estabelecendo um
espaço estrutural, como sede onde um responsável terá a demanda de se comunicar
com a equipe de setorização e vice e versa, para ajuda, auxilio e deslocação de
pendencias a serem resolvidas. Sendo assim este responsável sendo sempre
informado de qualquer alteração ocorrida na programação já definida.
8- Adquirir
informações como: nome; telefone e capacidade - dos hotéis/pousadas ou serviço
de hospedagem. ( na cidade e região próxima );os meios de transporte em caso de
descolamento de uma região pra outra; as agencias bancarias existentes na
região (24h ou normal); os telefones uteis - corpo de bombeiro/policia/posto de
saúde ; a rede de telefonia que funciona no território (oi/claro/vivo/Tim); valor
da passagem rodoviária/telefone da
rodoviária da cidade/horário e dias dos ônibus e empresas para deslocamento . Informações
da cidade do evento atual passadas para divulgação nas págs. de comunicação do
Fórum como informativo ao público.
9- Cronograma
de execução para o desenvolvimento e planejamento do Encontro
(reconhecimento do território / pesquisa sobre localidade / visitas ao
território / plano de divulgação / plano de estrutura / plano de programação /
cronograma de execução das etapas / estabelecer datas e metas para as etapas /
descrição das necessitas para o encontro / inicio das oficinas / inicio do
encontro / pós-produção / prestação de contas)
10- Divulgação
– meta e objetivo. Estabelecer contato com os meios de comunicação do
território pra uma melhor divulgação do evento.
11- Lista
os possíveis convidados e participantes para o evento como os participantes da
feira de economia e os artistas culturais.
Decoração – Ornamentos.
1- Criar
uma apresentação fixa a mesa de abertura e evento.
painel contendo; 1- bandeira do estado da Bahia,
1 - Bandeira do fórum de Cultura da Bahia, 1- Bandeira da cidade ou território atual,
1- bandeira da cidade ou território anterior. 1 – faixa do evento atual.
2- Um
espaço decorado com itens representativos da cidade atual.
3- Ornamentação
de palco para as apresentações – apresentadas na programação.
4- Sinalização
(dos espaços – Ruas – praças ) para orientação dos visitantes e público.
Checklist: para o evento
·
Listar e confirmar a presença de autoridades
convidadas.
·
Disponibilizar água e taças para a mesa
·
Organizar a mesa das autoridades e cadeiras;
toalha para a mesa e decoração.
·
Verificar o estado de limpeza do ambiente.
·
Providenciar aparelhos a ser usados
(apresentação /mesa)
·
Redigir protocolo de abertura da cerimônia
·
Confirmar quem será mestre-de-cerimônias
·
Verificar a sinalização do espaço e o sistema de
informação.
·
Providenciar e testar multimídia (telão, Datashow,
projetor, computador, vídeos).
·
Providenciar e testar sonorização (microfones e
caixas de som)
·
Verificar infraestrutura (ar-condicionado,
energia elétrica, verificação de banheiros, emergências).
·
Confeccionar material de apoio (pastas, crachás,
canetas, blocos, pen drive, brindes).
·
Analisar se há necessidade de decoração (malhas,
plantas ornamentais, arranjos, faixas).
·
Providenciar o material necessário
(oficinas/rodas/etc.)
·
Material gráfico (Fichas de inscrição/Folhetos/Papel e
envelopes timbrados/ Programa (oficial e social) / Certificado
de participação/ Mapas de localização/ Convites/
Adesivos
para veículos/ Cartões para mesa dos trabalhos)
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